Содержание программы

1. Основные и дополнительные обязанности офис-менеджера.

Роль и место офис-менеджера в организационной структуре компании.
Обязанности офис-менеджера, работающего в одном лице.
Обязанности офис-менеджера, руководящего подразделением.
Разделение ответственности офис-менеджера со своими сотрудниками и сотрудниками смежных подразделений.

2. Деловые коммуникации в работе офис-менеджера.

Главные правила деловых коммуникаций. Ролевая позиция профессионального офис-менеджера в общении.
Понятие «внутреннего» и «внешнего клиента». Стандарты общения с клиентами. Приемы «сканирования» и определения потребностей клиентов.
Проведение деловых переговоров с «внутренними» и «внешними» клиентами. Навыки четкого получения и уточнения информации. Навыки фиксации договоренностей.
Особенности телефонных деловых коммуникаций.
Правила работы со «сложными» клиентами. Правила общения в конфликтной ситуации. Управление собственным эмоциональным состоянием. Деловые коммуникации в ситуации срыва или изменения планов.
Навык «элегантного отказа» и сообщения неприятной информации. Организация времени посетителя в случае незапланированного ожидания.
Эффективное общение и взаимодействие с непосредственным руководителем. Правила работы с противоречивыми требованиями руководителя. Конструктивное восприятие критики. Способы ответа на критику.

3. Личная профессиональная эффективность офис-менеджера.

Основы тайм-менеджмента. Правила управления временем. «Пожиратели времени» и как с ними бороться. Метод «Съешь лягушку» и «Швейцарский сыр». Секреты эффективной организации времени в состоянии постоянного «цейт-нота».
Навыки эффективного планирования деятельности. Принцип Парето. Матрица Эйзенхауэра. Основные законы локального финансового планирования и формирования бюджета. Контроль выполнения планов.
Делегирование полномочий. «Золотые правила» делегирования. Препятствия для делегирования. Навык получения обратной связи в процессе делегирования.
Основные понятия мотивации персонала. Типы трудовой мотивации по В.И. Герчикову и способы воздействия в зависимости от типа мотивации. Навыки поддержания собственного положительного мотивационного фона. Признаки и причины демотивации сотрудников.

4. Хозяйственная деятельность офис-менеджера.

Организация снабжения офиса канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами и продуктами питания, подарками и рекламной продукцией. Правила учета и хранения материальных ценностей.
Правила работ с поставщиками. Алгоритм заказа и приема товаров от поставщика.
Проведение инвентаризации хозяйства офиса.
Хозяйственное обеспечение переговоров, презентаций, выставок.

5. Организация деятельности офиса.

Правила разделения офиса на представительские, рабочие и конфиденциальные зоны. Правила материально-хозяйственного обеспечения и оформления зон.
Организация проведения санитарных, профилактических и ремонтных работ в офисе.
Организация поездок сотрудников и гостей компании. Работа с собственным транспортом и компаниями, предлагающими транспортные услуги.
Организация командировок сотрудников компании. Заказ и бронирование билетов, номеров в гостиницах. Оформление командировочных документов. Оформление приглашений иностранным гражданам. Оформление виз.
Организация курьерской службы. Работа с внутренними курьерами. Работа с компаниями, предлагающими курьерские услуги.

6. Основы делопроизводства.

Общие требования к оформлению документов. Реквизиты документов. Бланки документов. ГОСТ Р 6.30-2003г.
Документационное обслуживание деятельности компании. Виды документов, организация их приема, регистрации и архивирования.
Организация исполнения документов, контроль их движения.
Правила составления и оформления деловых документов. Деловая переписка как особая форма делового документа. Виды деловых писем, их оформление и структура.
Договорная работа офис-менеджера. Понятие договора, виды договоров. Договора, обычно заключаемые офис-менеджером. Документальное подтверждение исполнения договорных обязательств. Алгоритм действий при неисполнении договорных обязательств.
Документы, сопровождающие хозяйственную деятельность офис-менеджера. Унифицированные формы первичных учетных документов.
Понятие материальной ответственности. Оформление полной и частичной материальной ответственности. Правила передачи материальных ценностей.
Работа с подотчетными лицами. Документационное сопровождение работы с подотчетными лицами. Оформление заявок на получение товаров или материальных ценностей. Оформление авансового отчета.

7. Организация и сопровождение деловых мероприятий.

Организация внешних мероприятий (презентаций, приемов): определение время проведения, рассылка приглашений, подготовка помещения и оборудования.
Правила сервировки стола, предложения чая или кофе, порядок обслуживания и сервировки.
Организация внутренних мероприятий (совещаний): оповещение сотрудников, подготовка документации по теме совещания, встреча и регистрация участников крупных совещаний, проведение оперативного совещания.
Деловой этикет в работе офис-менеджера. Понятие «дресс-кода». Формирование и использование корпоративных приветствий и речевых шаблонов. Законы официального делового протокола.
Правила заказа и вручения деловых корпоративных подарков.
Организация корпоративных мероприятий. Виды корпоративных мероприятий. «Золотые правила» успешного корпоративного мероприятия. Работа с компаниями, предлагающими услуги проведения корпоративных мероприятий.